Como fazer a gestão de estoque em 4 passos

A gestão de estoque é uma das grandes impulsionadoras do crescimento de empresas na medida em que permite uma visão ampla dos produtos mais importantes para a organização, a criação de estratégias para redução de desperdícios e o controle de excessos e faltas de estoque. 

Neste artigo mostraremos as melhores práticas para uma boa gestão de estoque, com as metodologias e ferramentas mais utilizadas e um passo a passo de como implementá-la de forma correta e eficiente.  

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O que é gestão de estoque

Essencial para a consolidação dos negócios, a gestão de estoque é uma forma de administrar insumos, matérias-primas ou produtos que ficam armazenados até o momento da compra. 

Assim, a organização, o planejamento e o controle de estoque são responsabilidades da gestão, que deve se preocupar em:

• Monitorar entradas e saídas de produtos;
• Manter o equilíbrio de produtos em estoque;
• Reduzir perdas de mercadorias, por deterioração, obsolescência e danos;
• Identificar sazonalidades na demanda de produtos;
• Pensar em estratégias para movimentação de mercadorias paradas;
• Identificar quais itens têm mais saída e são mais importantes para a lucratividade da empresa; 
• Fazer a manutenção do estoque através de compras e reposições.

É através da gestão de estoque que a empresa pode ter uma visão mais aprofundada sobre quais produtos merecem atenção e por quanto e quando aquele produto pode ser comercializado. O que impacta diretamente na redução de custos, no crescimento e na competitividade de mercado. 

Leia também: 5 passos para uma gestão estratégica de custos

Como fazer gestão de estoque

Nesse passo a passo te explicamos como implementar uma gestão de estoque na prática. 

1. Mapeie os produtos e faça um inventário  

O primeiro passo é conhecer o estoque e isso só será possível através do mapeamento dos produtos e da criação de um inventário que reúna as principais informações sobre cada item, como:

• Número de referência ou controle do produto;
• Custo; 
• Fabricante;
• Fornecedor; 
• Tipo de mercadoria; 
• Categoria a qual pertence;
• Localização; 
• Validade; 
• Cor; 
• Tamanho; 
• Modelo;
• Número do pedido; 
• Estado de conservação. 

Esse processo ajuda a organizar a disposição dos itens, agilizando a localização dele em estoque e o controle de entradas e saídas. Além disso, esses dados são importantes para a criação de histórico de informações e análises a respeito do ciclo de vida do produto.

Para que não ocorram erros de informação e furos de estoque é importante que o inventário seja constantemente atualizado: quando uma compra for realizada, uma troca ou devolução. 

Uma dica para tornar esse processo mais eficiente, rápido e integrado é usar planilhas de controle em excel ou softwares de gestão de estoque que permitam o cadastro de itens e acompanhamento. 

Após implementar esse primeiro passo você poderá visualizar melhor informações como quantidade de itens em estoque, quais produtos podem faltar ou sobrar e quais produtos tem mais saída.

2. Faça um acompanhamento orçamentário

Informações como valor do produto, giro e margem de lucro devem ser monitoradas de perto para que o controle orçamentário da empresa não tenha erros e consiga ter uma previsão clara.

Para isso, é necessário que a gestão de estoque tenha acesso a dados como:

• Quais produtos têm maior saída;
• Quais produtos trazem maior ou menor margem de lucro; 
• Quais produtos tem melhor ou pior desempenho de quantidade. 

A partir da coleta e acompanhamento desses dados é possível realizar análises que auxiliem na previsão de cenários, nas tomadas de decisão e nos planejamentos estratégicos. 

3. Use sistemas digitais para controle de estoque 

Os sistemas digitais são aliados da gestão de estoque porque possibilitam um controle mais ágil, com informações confiáveis e apresentação de dados importantes para as estratégias da administração. 

Além disso, os softwares de gestão de estoque também são responsáveis por: 

• Padronizar processos;
• Centralizar informações;
• Criar histórico de dados;
• Criar inventários do estoque; 
• Acompanhar movimentação do estoque; 
• Controlar insumos usados na produção dos bens;
• Monitorar os níveis de estoque; 
• Agilizar a realização de trabalhos;

Todos esses benefícios somados a facilidade de uso e a possibilidade dos colaboradores exercerem tarefas mais estratégicas do que operacionais, fazem dos aplicativos uma ótima ferramenta de gestão de estoque, impactando em resultados como produtividade e redução de custos. 

4. Gerencie entradas e saídas 

O acompanhamento de entradas e saídas é uma das tarefas mais importantes da gestão de estoque, porque evita inúmeros erros como falta ou excesso de produtos em estoque. 

É através desse gerenciamento que a necessidade ideal de estoque é identificada, com base na recorrência de saída de determinados itens e projeções de crescimento podem ser realizadas. 

Por isso, perguntas como: quais produtos estão vendendo mais rápido? quais estão vendendo em menor quantidade? e se existe a necessidade de acabar rapidamente com um determinado estoque de produtos, provocam respostas que vão orientar toda a administração de estoque, como buscas por estratégias para aumentar o giro dos produtos.

Como melhorar a gestão de estoque 

Além dos 4 passos anteriores que são essenciais a toda gestão de estoque, você também pode seguir as dicas que separamos abaixo e implementar uma gestão de estoque de alta performance e excelência: 

1. Tenha processos padronizados 

Padronização de processos são a base do sucesso de uma organização, sem elas é muito comum que aconteçam falhas, duplicidades no cadastro de produtos e controles furados. 

Para evitar esses problemas é necessário que a padronização esteja em todas as fases do processo de produção, inclusive na gestão de estoque, que deve começar criando um padrão para a categorização dos produtos em estoque. Devem existir parâmetros de códigos e as descrições dos itens devem ser detalhadas a fim de reunir o máximo de informações; 

Em seguida, é fundamental que uma rotina de verificações e inspeções no estoque seja criada com o intuito de conferir se o controle está correto. Para isso monte um cronograma de datas e horários e deixe tudo bem organizado. 

Outra ação importante é entender todas as fases pela qual o produto passa, da armazenagem à venda, criando um fluxo de processo. Acompanhar essa descrição de etapas ajudará na identificação de pontos de melhoria e reelaboração de atividades.  

2. Integre os setores 

É essencial que todos os setores estejam integrados, tenham acesso às mesmas informações e estejam alinhados sobre como o fluxo de trabalho deve acontecer, com todas as suas etapas. 

Nesse sentido, o uso de sistemas que facilitem a troca de informações, dados e padronize o cadastro de produtos é de extrema importância. A partir dele todos os setores saberão o que fazer e como solucionar possíveis gargalos. 

3. Mantenha o estoque organizado 

A falta de organização pode acarretar uma série de prejuízos como perda de mercadorias e demora na localização de itens, o que impacta na produtividade e na satisfação do cliente. 

Por isso, evite mercadorias sem identificação e alocadas em um espaço sem sinalização através dos seguintes passos: 

• Mapeie onde ficarão todos os itens do estoque;
• Garanta que haja espaço para a circulação dos colaboradores; 
• Separe as mercadorias por departamento;
• Crie um cronograma de limpeza, que deve ser constante; 
• Coloque placas de sinalização para facilitar a localização dentro do estoque;
• Deixe o estoque bem arejado; 
• Estabeleça medidas preventivas que afastem pragas e insetos.

4. Acompanhe dados e indicadores 

A falta de informação ou a coleta errada de dados comprometem os resultados. Assim, se preocupe em verificar se os processos estão padronizados e as coletas de informações  estão sendo realizadas de forma correta. 

São exemplos de indicadores a serem monitorados pela gestão de estoque: 

• Giro de estoque: diz respeito à quantidade de vezes em que um produto foi vendido em um determinado período;
• Taxa de retorno: número de pedidos que voltam ao estoque devido a trocas, avarias ou quebras; 
• Tempo de reposição: tempo decorrido entre a solicitação da reposição e disponibilidade do produto para a venda.
• Média de tempo em que cada produto permanece na empresa;
• Prazo médio de recebimento (PMR);
• Prazo Médio de Estocagem (PME);
• Quantidade de quebras de produtos por mês. 

5. Invista em treinamentos 

A gestão de estoque deve se preocupar com o alinhamento de trativas e processos bem definidos e isso só ocorre se há a capacitação dos colaboradores, com instruções de trabalhos claras. 

As capacitações podem ser realizadas a partir de treinamentos que mostrem como os produtos devem ser recebidos, que checklist de verificação serão utilizados e qual o procedimento para quando um produto é vendido. 

O treinamento se torna ainda mais importante quando muitas pessoas vão mexer em um sistema de gestão, para garantir a padronização e confiabilidade das informações cadastradas. 

6. Pense em estratégias para a resolução de problemas

Produtos parados por muito tempo em estoque não são um bom sinal. Nesse caso, estratégias que busquem desencalhar o estoque como promoções e queimas de estoque são necessárias, mas é importante saber quando devem ser feitas e como. 

É preciso lembrar que um produto parado em estoque gera mais prejuízos à empresa do que quando é vendido por uma taxa menor de lucros. Afinal, ele pode estar ocupando o lugar de um produto que pode trazer mais lucratividade à empresa. 

As estratégias também são primordiais para elaboração de planos de contingência quando problemas aparecem. Diante disso, a gestão de estoque deve se antecipar a possíveis problemas pensando em soluções ágeis e em como esse problema afetaria o negócio, ainda que resolvido rapidamente. 

7. Atualize entrada e saídas em tempo real 

A gestão de estoque demanda informações precisas para operar da melhor forma, assim a atualização em tempo real de entradas e saídas de itens do estoque colabora para um melhor controle de processos. 

A atualização de estoque precisa ser rápida para que erros ou esquecimentos de cadastro não aconteçam, prejudicando controle e análises pela falta de informações ou dados errôneos. É um erro que recai em outros setores, atrapalhando o trabalho das áreas financeiras e de compras, por exemplo. 

Para garantir a atualização imediata existem inúmeros sistemas que realizam a baixa automática de produtos, assim que a venda termina.  

8. Cuide do espaço de armazenagem 

As condições do espaço físico do estoque afetam os produtos diretamente. Por isso, escolher um local adequado, ventilado e preparado para as condições que cada mercadoria demanda na hora da armazenagem, faz toda a diferença.

É importante também que haja um acompanhamento de manutenções e limpezas, para que o estoque se mantenha em condições ideais de armazenagem. 

Importância da gestão de estoque

As vantagens de uma gestão de estoque são diversas, mas todas elas se relacionam à entrega de resultados à empresa, melhoria e controle de processos. 

É a partir da gestão de estoque que decisões estratégicas podem ser tomadas, com base em todo o conhecimento que ela proporciona, tais como épocas em que um produto tem mais demandas e quando vale a pena mudar o fornecedor. 

Além disso, a gestão de estoque também é responsável por:

• Impedir excessos e faltas de produtos em estoque;
• Conhecer bem os fluxos de entradas e saídas;
• Aumentar a lucratividade; 
• Gerar maior produtividade;
• Otimizar o tempo;
• Simplificar o processo de compra; 
• Garantir segurança operacional; 
• Melhorar a negociação com fornecedores; 
• Minimizar gastos excessivos com limpeza, climatização e conservação do estoque; 
• Otimiza o espaço;
• Planejar a aquisição de insumos;
• Evitar prejuízos;
• Garantir a satisfação máxima do cliente; 
• Fazer o controle de custos;
• Proporcionar diferenciais competitivos.

Métodos de gestão de estoque 

A gestão de estoque faz uso de alguns métodos para controlar quais produtos devem ser vendidos primeiro, a precificação ideal para cada item e realizar um controle financeiro. Aqui separamos os métodos mais utilizados com suas vantagens e desvantagens. 

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PEPS

PEPS é uma sigla para “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” e traduz o princípio de que as mercadorias mais antigas devem ser vendidas primeiro para que o produto não fique obsoleto ou passe do prazo de validade, sendo uma boa escolha para negócios que trabalham com estoque de produtos perecíveis. 

Por outro lado, é preciso que a gestão de estoque tenha cuidado com a precificação que é afetada pela inflação e também com prazos de vencimento, tendo um controle claro de quais itens vencem antes, para garantir que esses estão de fato sendo comercializados por primeiro. 

UEPS 

Significa “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. Indo na contramão do método anterior, o UEPS acredita que a melhor operação é vender primeiro os produtos que chegaram recentemente ao estoque. 

Esse método não é a melhor escolha para empresas que trabalham com produtos perecíveis e exige mais controle. Outra desvantagem é que ele só pode ser empregado para o gerenciamento interno da empresa e não de forma contábil. Isso porque o preço dos últimos produtos comprados, tende a ser maior do que aqueles que já estão em estoque há algum tempo.

É o método mais indicado se você deseja mensurar performance e estruturar processos de tomada de decisão estratégica, porque ajuda a ter uma riqueza de detalhes e informações, e também para empresas que têm produção diversificada e não conseguem estabelecer uma medida específica para os produtos. 

Custo médio 

No custo médio, sempre que há uma entrada de novas mercadorias o valor do estoque é reavaliado. O cálculo é realizado através de uma média ponderada, executado da seguinte forma: 

(valores dos produtos antigos) + (valores dos produtos novos) ÷ (pela quantidade total de itens disponíveis no estoque)

Esse método é indicado para estoques em que as mercadorias não têm grandes alterações de valores. Mas é importante manter um controle, identificando se o estoque não está super ou subavaliado. 

Just in time  

Nesse método a fabricação da mercadoria é realizada após a compra, de forma a acompanhar a demanda do mercado, reduzir custos e não se preocupar com produtos encalhados no estoque. 

Apesar de produzir a maioria de seus produtos sob demanda, o Just In Time tem um estoque mínimo de mercadorias que serve para suprir problemas como desabastecimento ou falhas de produção que possam impactar a entrega do produto ao cliente. 

Ao optar por essa metodologia a gestão de estoque deve acompanhar constantemente o processo, para que oportunidades de vendas grandes não sejam perdidas por não haver estoque suficiente.

Da mesma forma, a gestão precisará estabelecer uma boa parceria com os fornecedores, para ter agilidade no comprimento de suas solicitações. 

Curva ABC

Na curva ABC os produtos do estoque são divididos em três categorias: A, B ou C, de acordo com critérios de lucratividade, giro e faturamento. 

Os produtos classificados como A são as mercadorias de maior valor e também as mais importantes. Tem um giro razoável, mas geram boa lucratividade e faturamento e, por isso, precisam ser sempre acompanhadas. 

Já os pertencentes ao grupo B são itens que têm um valor médio. O controle para esses produtos deve estar relacionado a sua quantidade em estoque, uma vez que tendem a ser os mais numerosos. 

E os itens C são aqueles menos valiosos para a empresa e que por isso demandam menos controle, mas devem ser mantidos no estoque para eventuais demandas.

Método do custo específico ou do preço específico

É um método recomendado para estoques menores, uma vez que o controle de custos leva em conta o valor de cada item individualmente, e quando somado, temos o valor total do estoque. 

Essa não costuma ser a melhor opção para o varejo, que tem muitas entradas e saídas no estoque. 

Enquanto a análise do preço de venda é feita levando em conta os produtos individualmente, a margem de lucro é medida de acordo com a média de lucro daquele determinado período. 

Estoque mínimo

Além dos modelos Just in Time, o estoque mínimo também é utilizado em negócios que apresentam sazonalidade, ou seja, que em determinadas épocas têm um crescimento na demanda de produtos. 

O cálculo desse estoque deve ser realizado da seguinte forma:

(quantidade de itens vendidas) ÷ (período de tempo analisado) x (tempo de reposição da mercadoria)

Estoque máximo 

Essa metodologia ajuda a gestão de estoque a entender qual deve ser a quantidade máxima de um item que ela deve ter em estoque de acordo com a demanda, evitando excessos. Para ter esse dado é necessário fazer essa conta:  

(estoque mínimo) + (lote de reposição) 

Lembrando que no tópico anterior demonstramos como calcular o estoque mínimo.  

Ferramentas para gestão de estoque

Algumas ferramentas auxiliam a gestão de estoque, oferecendo facilidades na hora de administrar o negócio. Separamos algumas delas para você começar a usar:  

1. Kanban 

O Kanban é uma ferramenta utilizada para garantir a organização dos processos, para visualizar melhor as demandas e para priorizar atividades. 

Você pode desenvolvê-los em planilhas como excel ou em aplicativos gratuitos como o Trello ou Notion. 

Para construí-lo você precisará dividir um quadro em três colunas intituladas “Para fazer” “Fazendo” e “Feito”. Assim, ficará muito mais fácil organizar as demandas. Abaixo deixamos um exemplo de Kanban: 

Lembrando que você pode adaptá-lo de acordo com a sua realidade, mudando os títulos do card e substituindo-os por processos que são comuns ao seu dia a dia. 

2. Softwares de gestão de estoque 

Outra ferramenta necessária a toda gestão de estoque são os ERPs conhecidos também como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, que tem como objetivo otimizar os fluxos de informação e integrar setores através da automatização de processos manuais, criação de histórico de informações e visualização de resultados. 

Com esses softwares é possível: 

• Cadastrar produtos;
• Cadastrar fornecedores; 
• Fazer inventário de estoque;
• Calcular o giro de estoque; 
• Fazer o controle de compras; 
• Realizar a gestão de insumos e materiais;
• Estabelecer um controle adequado de fluxo de caixa;
• Reduzir prazos de produção e entrega;
• Controlar a qualidade dos produtos;
• Controlar o volume de estoque;
• Analisar produtos individualmente; 
• Gerar dados e informações em tempo real;
• Fazer a gestão completa de um negócio.

3. Sistema de duas gavetas

Essa ferramenta busca fazer uma gestão visual do estoque, funcionando da seguinte forma:  são separados dois espaços para o estoque de produtos, o estoque 1 e o estoque 2.

No estoque 1 são armazenados produtos até atingir seu ponto de ressuprimento. E o restante vai para o estoque 2. As mercadorias que devem sair primeiro, são as pertencentes ao estoque 2 até seu esgotamento, passando para o estoque 1. Ao mudar de estoque logo é emitido uma ordem de compra, os itens são repostos primeiro no estoque 2 e em seguida no 1 e os produtos do estoque 1 continuam a ser consumidos até que toda a mercadoria seja comercializada. E assim se estabelece uma ordem de reposições. 

Desafios da gestão de estoque e como superá-los 

Toda administração passa por desafios, separamos aqui os mais comuns à gestão de estoque e algumas formas de superá-los: 

Excesso de estoque 

O excesso de estoque é um problema que tende a aparecer em momentos de crise, em que a demanda diminui, ocasionando perdas de produtos perecíveis, elevando custos com armazenamento e suspendendo investimentos. 

Para superar esse obstáculo a recomendação é apostar em produtos que vendem mais e geram maior lucratividade. E, para fazer isso, é necessário que a gestão de estoque avalie mês a mês as entradas e saídas, sabendo o que comprar e quando comprar. 

Estoque insuficiente 

Um estoque insuficiente afeta a lucratividade da empresa, que para de vender porque não dispõe da quantidade necessária do produto e também ocasiona a insatisfação do cliente, que perde a confiança na empresa e tem uma quebra de expectativa. 

O controle de estoque é uma das principais formas de evitar a falta de produtos em estoque. Por isso, os dados devem ser confiáveis, coletados de forma padronizada e a gestão de estoque precisa ter projeções de consumo levando em conta sazonalidade e produtos com mais saída, por exemplo. 

Sazonalidade 

Identificar quais são as épocas de sazonalidade é essencial para que excessos ou faltas de estoque não aconteçam. 

A oferta de produtos deve ser adaptada à necessidade dos clientes, que podem mudar de acordo com as estações ou épocas do ano e, para isso, se faz necessário uma análise dos estoques, identificando quando essas sazonalidades acontecem e para quais produtos, se antecipando às mudanças. 

Erros administrativos 

Registro incorreto de mercadorias, precificação errada, falhas no recebimento de mercadoria, avaria de produtos por manipulação incorreta e armazenamento inadequado são alguns erros administrativos que podem acontecer se a gestão de estoque não estabelecer processos estruturados e padronizados. 

Todos são erros que têm efeito na lucratividade da empresa e na perda de mercadorias. A solução está no acompanhamento de entradas e saídas de produtos e no controle de recebimento de mercadorias. 

Nesse caso, o uso de softwares auxilia com o rastreamento dos produtos, produção de checklists de verificação e controle de inventário através do armazenamento de dados importantes como quantidade, estado de conservação e validade dos produtos. 

O treinamento de colaboradores é outra solução, uma vez que ensina os funcionários o processo correto de emissão, recebimento e armazenagem de mercadorias.  

Curso gestão de estoque 

Para quem deseja se aprofundar na gestão de estoque separamos três cursos:

• Planejamento e Controle de Estoque (IETEC): O objetivo do curso é ensinar técnicas que colaborem para a rotatividade de estoque e auxiliem o profissional a fazer uma avaliação da gestão empregada, pensando em estratégias de execução. 
• Gestão de estoques (SENAC): O curso apresenta ferramentas e técnicas para aumentar a produtividade e melhorar a administração logística de armazenamento. 
• Curso online de como fazer gestão de estoques (Iped): Você aprenderá como administrar o estoque e realizar o planejamento de todas as etapas, pensado em inovações e tendências do mercado. 

Consulte a disponibilidade para cada curso e encontre outras sugestões de cursos relacionados a área da gestão na categoria “cursos” em nosso portal. 

Leia também: 7 ferramentas da qualidade e exemplos de aplicação

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