A certificação ISO é um dos principais pilares da gestão de qualidade. É ela quem dita as principais normas dentro de cada setor para a qualidade na oferta de produtos e serviços, a padronização dos processos e a confiabilidade da empresa.
Por ser uma certificação internacional, a ISO estabelece normas que podem ser aplicadas em qualquer setor, independente do segmento, em qualquer país e para qualquer porte: das pequenas às grandes organizações.
Neste artigo te explicaremos como a ISO opera, quais os principais tipos de certificação que as organizações se preocupam em conseguir e como funciona o processo de certificação.
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O que é certificação ISO?
ISO significa “International Organization for Standardization”, que traduzido para o portuquês quer dizer “Organização Internacional de Normatização”. O propósito dela é certificar a qualidade de produtos e serviços por meio de normas.
No Brasil quem faz a certificação ISO e atesta o seguimento das normas é a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e o Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).
A ISO tem como objetivo principal estabelecer critérios mínimos para garantia da padronização e qualidade. Os requisitos se baseiam em pilares como liderança, foco no cliente, melhoria contínua e abordagem de processo.
Entre os ISOs mais procurados temos o ISO 9000 que está relacionado a gestão de qualidade, o ISO 4001 referente a gestão ambiental e o ISO 5001 relacionado ao consumo energético das organizações.
Assim, cada empresa deve ter um conjunto de procedimentos documentados e monitorados constantemente com a finalidade de assegurar a eficácia dos processos e adequação às normas exigidas pela certificação ISO.
O certificado tem duração de 3 anos e anualmente as empresas passam por auditorias externas de órgãos reguladores, de forma a comprovar o cumprimento das normas.
Leia também: Como a periodicidade ajuda na prestação de serviços?
Tipos mais comuns de certificação ISO
Separamos as certificações ISOs mais procuradas pelas empresas com os principais destaques de cada um.
ISO 9000
A ISO 9000 atesta o controle de qualidade nas organizações. Algumas de suas normas estão relacionadas a qualificação de fornecedores e estabelecimento de cláusulas contratuais, por exemplo.
A ISO 900 é dividida em 3 normas técnicas:
- ISO 9001: Estipula as ações necessárias para a certificação, orientando como deve ser cada processo da empresa, como, por exemplo, a qualidade e desenvolvimento dos projetos, a produção, a instalação e a manutenção;
- ISO 9004: Orienta como deve ser a implementação dos sistemas de gestão de qualidade. Estipula 3 princípios a serem seguidos: melhoria contínua, desenvolvimento de lideranças, inovação e desenvolvimento tecnológico;
- ISO 19011: Mapeia como devem ser as auditorias a partir de seis princípios: integridade, apresentação justa, cuidado profissional, confidencialidade, independência e abordagem baseada em evidência.
ISO 14000
A ISO 1400 incentiva a adoção de boas práticas ambientais nas organizações por meio do Sistema de Gestão Ambiental, determinando diretrizes que auxiliam na implementação de uma gerência mais preocupada com os impactos do processo de produção no meio ambiente.
Assim, o grande foco da certificação ISO 14000 é garantir um ambiente mais sustentável para o meio ambiente, sociedade e economia. Entre as orientações estão regras de auditorias ambientais, avaliações de desempenho ambiental e a análise sobre o ciclo de vida dos produtos.
Para obter essa certificação, as empresas devem assumir compromissos com legislações e repensar os impactos produtivos que sua cadeia causam no meio ambiente.
As normas técnicas que fazem parte da ISO 14000, e que portanto devem ser seguidas caso a empresa tenha o interesse em ser certificada, são as seguintes:
- ISO 14001: orienta a criação do Sistema de Gestão Ambiental e determina as exigências para conseguir a certificação;
- ISO 14004: funciona como um guia, auxiliando no entendimento do processo de implementação do Sistema de Gestão Ambiental e na compreensão de quais requisitos devem ser cumpridos para alcançar a certificação;
- ISO 14010: estipula como devem ser as auditorias externas para garantir que as normas estão sendo cumpridas;
- ISO 14020: estabelece como deve ser a rotulagem dos produtos e orienta sobre declarações ambientais necessárias pelas empresas;
- ISO 14031: demonstra como deve ser o acompanhamento da performance ambiental da empresa. Nesta norma também são estipulados indicadores ambientais para a melhoria contínua do processo;
- ISO 1440: assegura normas relacionadas ao ciclo de vida do produto, para que haja noção do impacto de toda a produção: da extração da matéria-prima até disposição de resíduos e rejeitos;
- Guia ISO 64: O foco desta norma técnica está relacionada ao produto final, orientando como ele pode ser mais sustentável e gerar menos prejuízos ao ambiente;
ISO 45001
Por meio do ISO 45001 é estabelecido o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional com o objetivo de criar uma espaço de trabalho seguro e saudável.
Essa norma coloca como responsabilidade da empresa a saúde e segurança ocupacional dos colaboradores, devendo zelar pela saúde física e mental dos funcionários.
ISO 50001
A ISO 50001 estimula o uso racional de energia elétrica e a eficiência energética por parte das indústrias através da promoção de um consumo consciente, redução na emissão de gases e melhor aproveitamento de recursos.
Para tanto, foram criadas as seguintes normas técnicas com seus respectivos objetivos:
- ISO 50002: Mostra como deve ser o diagnóstico energético presente em equipamentos, sistemas e processos de produção. O intuito da norma é identificar oportunidades de melhoria no desempenho energético das organizações;
- ISO 50003: Estabelece os requisitos necessários para a certificação e também como devem ser realizadas as auditorias externas;
- ISO 50004: Funciona como um guia que demonstra como deve ser a implementação e a manutenção da gestão de energia;
- ISO 50006: Orienta como deve ser a medição e acompanhamento dos resultados da gestão energética através de indicadores de desempenho energético;
- ISO 50015: Norteia a medição e verificação do desempenho energético das empresas por meio de princípios gerais e demais orientações.
ISO 27001
A ISO 27001 estabelece a gestão da segurança da informação.
As diretrizes norteiam como as informações devem ser gerenciadas na empresa para garantir a segurança e confiabilidade dos dados, além de medidas para lidar melhor com os riscos.
A ISO 27001 também determina como deve ser o monitoramento de dados e as análises de indicadores envolvendo a segurança da informação.
Para que a certificação seja concedida à empresa, alguns requisitos são avaliados, como controles de acesso, criptografia, segurança nas operações, segurança de dados, proteção contra malware e outros.
ISO 31000
A certificação ISO 31000 está relacionada ao processo de gestão de crises. As diretrizes definem quais são as boas práticas de gerenciamento de ameaças, fundamental em qualquer planejamento estratégico.
A ISO 31000 protege a operação de uma empresa, otimiza o planejamento e auxilia na tomada de decisões.
Ela também ajuda no combate a riscos como: proteção e privacidade de dados pessoais, ESG, compliance, segurança da informação e dos sistemas e processos e muitos outros obstáculos enfrentados pelas organizações.
A gestão de riscos pode ser incluída em projetos, programas, no âmbito operacional e também no estratégico. O processo de gestão de riscos proposto pelo ISO 31000 passa pelas seguintes fases:
- Criação de escopo de projeto com contexto e critérios de risco;
- Identificação dos riscos: O que pode acontecer? Quando, onde e por quê?
- Análise de riscos: através da determinação de probabilidade, consequência e níveis de risco;
- Avaliação dos riscos: Qual é a prioridade?
- Tratamento de riscos com a implementação de um plano de tratamento;
- Registro e relato;
- Os processos de comunicação e consulta, monitoramento e análise crítica devem percorrer todas as fases da gestão de riscos.
Como conseguir a certificação ISO?
Para implementar as normas ISO é recomendável que as empresas contratem um consultor que irá auxiliar na adequação às diretrizes e no desenvolvimento de ferramentas e processos necessários aquela certificação ISO que se deseja alcançar.
Antes de partir para a avaliação que irá conceder de fato a certificação, a empresa pode solicitar uma pré-auditoria a um organismo de certificação. A pré-auditoria funciona como uma avaliação. É nesta etapa que a empresa identifica possíveis mudanças para a adequação a certificação e requisitos que ainda não foram cumpridos da forma correta.
Depois de identificar e corrigir os problemas que podem ocasionar a não certificação, a empresa já pode solicitar a auditoria de fato.
A certificação é válida por um período de 3 anos e as auditorias são feitas anualmente com o intuito de garantir que os processos estejam funcionando adequadamente. Depois desse período é comum que novas auditorias sejam realizadas para uma recertificação.
Veja também: Qualidade na prestação de serviços: quais critérios importam?
5 dicas para ter sucesso na implementação da certificação ISO
Ainda em dúvida sobre como ter sucesso na certificação ISO? Aqui vão algumas dicas para mapear antes de contratar uma consultoria ou solicitar a auditoria.
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1. Como saber qual a certificação mais adequada para a minha empresa?
A primeira dica é: faça uma avaliação do mercado e dos seus principais concorrentes. Busque saber quais certificações ISO eles têm e vá além, coloque na balança qual das certificações podem te ajudar melhor a impulsionar seus resultados e a se destacar no mercado.
Como o propósito do ISO é estabelecer processos padronizados que podem ser aplicados a qualquer empresa, é comum que uma organização possa ter mais de uma certificação. Tudo dependerá das prioridades para a empresa naquele momento.
De longe a certificação mais almejada pelas empresas é a ISO 9000 que auxilia na gestão de qualidade e na melhoria de processos. Por isso, é um bom ponto de partida se você busca otimizar etapas da cadeia produtiva, identificando mudanças mais aderentes.
2. Quanto tempo demora a implementação necessária à certificação ISO?
O tempo de implementação da certificação depende de cada empresa. Número de funcionários, envolvimento de colaboradores, porte e segmento da organização são todos fatores que impactam nessa previsão.
Mas estimamos aproximadamente um período de 06 meses a 1 ano para empresas menores que estejam comprometidas com a implementação e a adequação de seus processos às diretrizes estabelecidas pela certificação ISO.
3. Faça um diagnóstico seguido de um planejamento
O auxílio de uma consultoria é de extrema importância para a certificação ISO. Mas é fundamental que antes de fazer essa contratação você já tenha um diagnóstico da organização e um planejamento em mente.
Informações como gargalos que tendem a atrapalhar os processos produtivos da empresa, quais falhas podem e devem ser eliminadas e melhorias necessárias ao pleno desenvolvimento das organizações devem ser mapeados.
A partir disso a consultoria ajudará com planos de ação, desenvolvimento de estratégias, etapas fundamentais a serem executadas e definição de prazos para que cada melhoria esteja rodando.
4. Estimule a participação da equipe e ofereça treinamentos
A participação dos colaboradores não é só desejada, como necessária para
a adesão das mudanças e para a eficácia dos processos e dos objetivos pré-determinados.
A colaboração também é fundamental, porque acelera o processo de implementação das exigências da certificação ISO, uma vez que exige tempo e dedicação por parte de todos na empresa. Assim, prazos são seguidos e não há comprometimento de tarefas do dia a dia de cada colaborador.
Os treinamentos são a base de uma implementação da certificação ISO de sucesso. É através dessas capacitações que o time consegue entender a importância de seguir as diretrizes e de como as normas do ISO podem deixar o trabalho mais produtivo, evitando erros e melhorando a qualidade dos processos.
5. Dê atenção às não conformidades
O processo de pré-auditoria vai ajudar na identificação de não conformidades antes que a auditoria de certificação ocorra. Por isso, estar atento às amarras soltas, aos problemas que não foram devidamente solucionados e as não-conformidades é essencial.
Após o reconhecimento de falhas nas exigências da certificação ISO, um plano de ação estratégico deve ser criado, de forma a corrigir as falhas. Neste processo não se esqueça de mapear e acompanhar os resultados garantindo que o plano de ação foi eficiente.
Vantagens da certificação ISO
A certificação ISO não serve apenas para estimular a padronização de processos, ela traz também benefícios para as empresas.
Conheça outras vantagens da certificação.
Melhoria da gestão empresarial
A gestão de processos se torna mais eficaz com as aplicações ISO, uma vez que padroniza processos, identifica o cerne do surgimento de não conformidades, elabora planos de ação e estabelece indicadores com a finalidade de acompanhar os principais resultados da empresa.
Além disso, a empresa se vê em um processo de melhoria contínua, uma vez que após o mapeamento dos, o planejamento estratégico entra em ação para para garantir que aquele erro não vai se repetir, adaptando os processos.
A tomada de decisão também torna-se mais assertiva, porque estará baseada em um processo organizado, com histórico de ações que já foram implementadas e testadas dentro da organização e que irão orientar planos estratégicos mais adequados.
Melhoria da produtividade
Ao olhar para cada fase do processo produtivo, a gestão de processos tende a identificar etapas desnecessárias, eliminando desperdícios, falhas e retrabalhos. Ao mesmo tempo, é possível identificar etapas fundamentais para o processo, mas que ainda não foram implementadas pela empresa.
Aumenta a qualidade do produto ou serviço ofertados
Quando o processo de produção muda e torna-se mais produtivo, consequentemente a qualidade dos produtos e serviços ofertados tendem a melhorar.
Com a certificação ISO esse aumento da qualidade acontece por dois fatores: processos de melhoria contínua e identificação de não conformidades. Ambos contribuem para que o desempenho seja monitorado e novas medidas implementadas como foco na garantia de qualidade.
Como resultado da melhora de qualidade, a satisfação dos clientes também é impactada, gerando maior valor para o trabalho que a empresa executa.
Aumenta a competitividade de mercado
Alcançar a certificação ISO por si só já vai assegurar um destaque para sua empresa no mercado competitivo. Os consumidores vão entender que o processo de produção do seu produto ou serviço atende a altos padrões de qualidade e organização, o que é um grande diferencial para os consumidores escolherem a sua empresa.
Além disso, o fato da ISO ser uma certificação internacional coloca o seu negócio em evidência, por ter a aplicação de diretrizes validadas mundialmente, já com a comprovação da eficácia de suas medidas.
Leia também: 7 ferramentas de qualidade e exemplos de aplicação
Os resultados que a certificação ISO pode trazer para a sua empresa são surpreendentes. Então acompanhe os artigos do Portal Serviço em Destaque toda terça e quinta-feira com assuntos relacionados a gestão, manutenção e outras tendências no mercado de serviço.
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