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O que é 5w2h? Veja exemplos de aplicação!

O 5w2h pode ser utilizado para diferentes objetivos e segmentos. Nesse texto, mostramos como a metodologia ajuda na rotina da gestão da manutenção, gestão da qualidade e serviços.

Você já ouviu falar sobre 5W2H? Se você é um gestor ou prestador de serviços, ele pode te ajudar na gestão da sua operação. A  planilha 5W2H pode ser usada para diversas finalidades e setores, entre eles está a gestão da qualidade, gestão da manutenção e planejamento estratégico da empresa. Saiba, a seguir, 5w2h o que é e como aplicá-lo.  

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5W2H o que é?

Nas manutenções, inspeções e serviços, o planejamento dos atendimentos e a definição de planos de ação fazem parte da rotina. Nesse contexto, a ferramenta do 5W2H contribui para a definição dos planos de ação, na organização das demandas dos responsáveis técnicos e na geração de ordens de serviço. Ela também pode ajudar com cronogramas, prazos, recursos financeiros e acompanhamento de resultados.

A ferramenta 5W2H organiza as ações e determina o que pode ser feito para atingir os resultados, que podem estar diretamente relacionados ao serviço em si ou à gestão do negócio. A sigla vem do inglês e significa o seguinte: 

  • what (o que será feito), 
  • why (porquê será feito), 
  • where (onde será feito), 
  • when (quando será feito)
  • who (por quem será feito). 
  • how (como será feito
  • how much (quanto irá custar para ser feito).

A partir das respostas desses sete pontos, é possível construir um plano de ação de forma coerente e concisa.

Como fazer o 5W2H?

Para organizar sua planilha, é necessário levar em conta três pilares:

1.   Defina para que a metodologia será utilizada: para planejar um novo serviço (manutenção, instalação, inspeção), para a gestão do negócio, gerenciamento de time, etc;

2.   Com ajuda de uma planilha, deixe definido as sete estruturas das sete perguntas que mostramos anteriormente;

3.   Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas sobre o modelo que aparecerem.

Quando usar o modelo 5W2H? 

Por conta da sua facilidade, a planilha 5W2H pode ser usada para diversas finalidades, desde atividades do dia a dia até para a manutenção, inspeção ou auditoria de serviços, aparelhos ou equipamentos.  

O foco aqui é mostrar que esse modelo pode ajudar no planejamento em diferentes práticas:

Criação de plano de ação nas manutenções e inspeções

Um uso bem comum do 5w2h é como planos de ação em manutenções e inspeções. Após identificar determinada não conformidade de um equipamento ou ativo, você pode já pode aplicar o 5w2h para definir uma solução para o problema. Nesse caso, o plano de ação é usado para descobrir a causa raíz. 

Se um equipamento parou de funcionar, por exemplo, ou está com um comportamento diferente do esperado, você pode usar as 7 perguntas para chegar em uma solução. 

  • O que? o equipamento parou de funcionar;
  • Onde? equipamento na sala 2 do hotel Paraíso;
  • Quando? desde segunda-feira; 
  • Por que? algum sistema ou peça com defeito. Outros equipamentos operam normalmente;
  • Quem? técnico João;
  • Como? realizar testes no equipamento para identificar qual sistema ou peça está com defeito;
  • Quanto custa? hora homem + peças a serem trocadas. 

Definição de uma ordem de serviço 

O 5w2h também pode ser usado no planejamento de ordens de serviço Conectando com o exemplo anterior, o 5w2h poderia ser aplicado da seguinte forma, por exemplo: 

  • O que? Manutenção corretiva para troca do fusível 
  • Por que? Equipamento parou de funcionar por conta do fusível queimado
  • Onde? Equipamento Ar Condicionado Split 01 do Cliente Hotel Paraíso
  • Quem? Técnico João
  • Como? Levar kit de ferramenta para troca e ajuste 
  • Quanto? Homem hora + valor da peça 

Definição de um processo ou projeto 

O uso dessa ferramenta também pode servir como um guia e assim orientar a definição de tarefas de um processo ou projeto, porque o modelo mostra todas as etapas para uma organização.

Elaboração de um projeto estratégico 

Levando em conta que um planejamento estratégico se refere à definição de objetivos de uma organização, o 5W2H pode ser utilizado para determinar e guiar ações estratégicas que podem facilitar o aumento da competitividade da empresa e a realização das metas.

Exemplo de como usar o 5W2H

Para entender melhor essa ferramenta na aplicação da rotina de um gestor ou prestador de serviço, trouxemos mais um exemplo prático. Imagine que você trabalha com a manutenção de elevadores. A organização do serviço pode ser feita através de uma planilha 5W2H. Veja a seguir:

  • O que? Manutenção preventiva de elevador
  • Por que? Para garantir a confiabilidade do equipamento e segurança, atendendo ao plano de manutenção
  • Onde? Cliente Le Parc, na rua 13 de maio, 462;
  • Quem? Técnico João;
  • Como? É uma inspeção semestral. Será feita a verificação de fusos e será analisada a existência de trincas, deforma- ções, riscos ou sinais de desgaste, bem como será realizada a limpeza, a lubrificação do equipamento. Levar check list para inspeção semestral;
  • Quanto? O cliente pagará R$ X.O prestador de serviço ficará com R$ X.O custo da operação é de R$ X. O lucro é de R$ X. 

Quais são os benefícios?

O 5W2H é bem simples e vai direto ao ponto, principalmente no controle das tarefas do seu serviço. Além do mais, oferece os seguintes benefícios:

  • Organização da gestão;
  • Otimiza tempo e recursos
  • Cria sinergia entre a equipe;
  • Pode ser usado para diferentes tipos de negócios;
  • Facilita a criação de planos de ações;
  • Garante prazos e metas.

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Agora, você sabe como usar a ferramenta 5W2H para melhorar sua gestão, fazer manutenções e instalações, organizar tarefas e cumprir prazos. A ideia desse modelo é ir direto ao ponto e ser extremamente prático. Quanto mais objetivo você for, mais produtivo será o seu plano de ação 5w2h.  

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