O 5w2h pode ser utilizado para diferentes objetivos e segmentos. Nesse texto, mostramos como a metodologia ajuda na rotina da gestão da manutenção, gestão da qualidade e serviços.
Você já ouviu falar sobre 5W2H? Se você é um gestor ou prestador de serviços, ele pode te ajudar na gestão da sua operação. A planilha 5W2H pode ser usada para diversas finalidades e setores, entre eles está a gestão da qualidade, gestão da manutenção e planejamento estratégico da empresa. Saiba, a seguir, 5w2h o que é e como aplicá-lo.
Responda a pesquisa e receba um relatório com os resultados finais
5W2H o que é?
Nas manutenções, inspeções e serviços, o planejamento dos atendimentos e a definição de planos de ação fazem parte da rotina. Nesse contexto, a ferramenta do 5W2H contribui para a definição dos planos de ação, na organização das demandas dos responsáveis técnicos e na geração de ordens de serviço. Ela também pode ajudar com cronogramas, prazos, recursos financeiros e acompanhamento de resultados.
A ferramenta 5W2H organiza as ações e determina o que pode ser feito para atingir os resultados, que podem estar diretamente relacionados ao serviço em si ou à gestão do negócio. A sigla vem do inglês e significa o seguinte:
- what (o que será feito),
- why (porquê será feito),
- where (onde será feito),
- when (quando será feito)
- who (por quem será feito).
- how (como será feito
- how much (quanto irá custar para ser feito).
A partir das respostas desses sete pontos, é possível construir um plano de ação de forma coerente e concisa.
Como fazer o 5W2H?
Para organizar sua planilha, é necessário levar em conta três pilares:
1. Defina para que a metodologia será utilizada: para planejar um novo serviço (manutenção, instalação, inspeção), para a gestão do negócio, gerenciamento de time, etc;
2. Com ajuda de uma planilha, deixe definido as sete estruturas das sete perguntas que mostramos anteriormente;
3. Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas sobre o modelo que aparecerem.
Quando usar o modelo 5W2H?
Por conta da sua facilidade, a planilha 5W2H pode ser usada para diversas finalidades, desde atividades do dia a dia até para a manutenção, inspeção ou auditoria de serviços, aparelhos ou equipamentos.
O foco aqui é mostrar que esse modelo pode ajudar no planejamento em diferentes práticas:
Criação de plano de ação nas manutenções e inspeções
Um uso bem comum do 5w2h é como planos de ação em manutenções e inspeções. Após identificar determinada não conformidade de um equipamento ou ativo, você pode já pode aplicar o 5w2h para definir uma solução para o problema. Nesse caso, o plano de ação é usado para descobrir a causa raíz.
Se um equipamento parou de funcionar, por exemplo, ou está com um comportamento diferente do esperado, você pode usar as 7 perguntas para chegar em uma solução.
- O que? o equipamento parou de funcionar;
- Onde? equipamento na sala 2 do hotel Paraíso;
- Quando? desde segunda-feira;
- Por que? algum sistema ou peça com defeito. Outros equipamentos operam normalmente;
- Quem? técnico João;
- Como? realizar testes no equipamento para identificar qual sistema ou peça está com defeito;
- Quanto custa? hora homem + peças a serem trocadas.
Definição de uma ordem de serviço
O 5w2h também pode ser usado no planejamento de ordens de serviço Conectando com o exemplo anterior, o 5w2h poderia ser aplicado da seguinte forma, por exemplo:
- O que? Manutenção corretiva para troca do fusível
- Por que? Equipamento parou de funcionar por conta do fusível queimado
- Onde? Equipamento Ar Condicionado Split 01 do Cliente Hotel Paraíso
- Quem? Técnico João
- Como? Levar kit de ferramenta para troca e ajuste
- Quanto? Homem hora + valor da peça
Definição de um processo ou projeto
O uso dessa ferramenta também pode servir como um guia e assim orientar a definição de tarefas de um processo ou projeto, porque o modelo mostra todas as etapas para uma organização.
Elaboração de um projeto estratégico
Levando em conta que um planejamento estratégico se refere à definição de objetivos de uma organização, o 5W2H pode ser utilizado para determinar e guiar ações estratégicas que podem facilitar o aumento da competitividade da empresa e a realização das metas.
Exemplo de como usar o 5W2H
Para entender melhor essa ferramenta na aplicação da rotina de um gestor ou prestador de serviço, trouxemos mais um exemplo prático. Imagine que você trabalha com a manutenção de elevadores. A organização do serviço pode ser feita através de uma planilha 5W2H. Veja a seguir:
- O que? Manutenção preventiva de elevador
- Por que? Para garantir a confiabilidade do equipamento e segurança, atendendo ao plano de manutenção
- Onde? Cliente Le Parc, na rua 13 de maio, 462;
- Quem? Técnico João;
- Como? É uma inspeção semestral. Será feita a verificação de fusos e será analisada a existência de trincas, deforma- ções, riscos ou sinais de desgaste, bem como será realizada a limpeza, a lubrificação do equipamento. Levar check list para inspeção semestral;
- Quanto? O cliente pagará R$ X.O prestador de serviço ficará com R$ X.O custo da operação é de R$ X. O lucro é de R$ X.
Quais são os benefícios?
O 5W2H é bem simples e vai direto ao ponto, principalmente no controle das tarefas do seu serviço. Além do mais, oferece os seguintes benefícios:
- Organização da gestão;
- Otimiza tempo e recursos
- Cria sinergia entre a equipe;
- Pode ser usado para diferentes tipos de negócios;
- Facilita a criação de planos de ações;
- Garante prazos e metas.
Responda a pesquisa e receba um relatório com os resultados finais
Agora, você sabe como usar a ferramenta 5W2H para melhorar sua gestão, fazer manutenções e instalações, organizar tarefas e cumprir prazos. A ideia desse modelo é ir direto ao ponto e ser extremamente prático. Quanto mais objetivo você for, mais produtivo será o seu plano de ação 5w2h.
Adicione um comentário